Paradoxale opdrachten binnen organisaties en teams – Je kunt het nooit goed doen!

Het zorgt bij veel teams voor de nodige frustraties: paradoxale opdrachten. Dan heb ik het over tegenstrijdige verwachtingen die moeilijk naast elkaar te realiseren zijn. Maar gek genoeg zijn deze paradoxen heel normaal en zelfs logisch binnen de dynamiek van moderne organisaties. Er zijn vaak meerdere strategische doelen waar de organisaties tussen balanceert. Laten we verkennen ‘wat paradoxale opdrachten precies zijn’, welke impact ze hebben op teams en hoe je kunt omgaan met deze uitdagingen.

Wat zijn paradoxale opdrachten?

Paradoxale opdrachten ontstaan wanneer teams tegengestelde doelen moeten bereiken. Hierbij kan je denken aan kosten besparen terwijl de kwaliteit omhoog moet. Of flexibel zijn maar tegelijkertijd strikt regels volgen. Deze tegenstrijdigheden maken het onmogelijk om aan alle verwachtingen te voldoen. Wat bij teamleden weer kan leiden tot het gevoel van falen, ondanks alle geleverde inspanningen.

Veelvoorkomende paradoxale doelen:

• Kostenbesparing vs kwaliteitsverbetering: In een poging om operationele kosten te verlagen, worden teams gevraagd om ‘goedkoper’ te werken zonder in te boeten op de kwaliteit van hun output.
• Innovatie vs efficiëntie: Teams moeten vernieuwen en creatieve nieuwe oplossingen bedenken, maar tegelijkertijd wordt van hen verwacht dat ze hun huidige processen zo efficiënt mogelijk blijven uitvoeren. Toch lastig om bestaande processen los te laten of aan te passen terwijl je vooral bezig bent met stabiliteit, voorspelbaarheid en het minimaliseren van verstoringen.
• Snelheid vs nauwkeurigheid: Snel leveren, maar wel foutloos graag. De druk om snel te leveren staat lijnrecht op de noodzaak om grondig en foutloos werk te leveren.
• Flexibiliteit vs standaardisatie: Terwijl de markt voortdurend verandert en flexibiliteit vereist, moeten teams ook voldoen aan strikte standaarden die weinig ruimte laten voor aanpassing.
• Klantgerichtheid vs winstgevendheid: Het optimaliseren van klanttevredenheid kost meestal toch wel wat middelen, tijd en aandacht. En dat is een lastig conflict als je tegelijkertijd de winst wil verhogen door kostenreductie, efficiëntieverbeteringen en het minimaliseren van uitgaven.
• Autonomie vs controle: Het team en de teamleden krijgen de vrijheid om hun werk zelf in te richten. Dit is namelijk goed voor de creativiteit, motivatie en het eigenaarschap. Maar moeten tegelijkertijd wordt van diezelfde personen verwacht dat ze voldoen aan gedetailleerde controle- en rapportage-eisen. Waarbij de autonomie beperkt wordt. De strikte richtlijnen en procedures moeten immers gevolgd worden.
• Samenwerking vs individuele prestaties: Teamwerk is essentieel. Het bevordert een omgeving waar kennis en vaardigheden worden gedeeld, en waar de som der delen groter is dan het geheel. Tegelijkertijd worden promoties, beloningen en erkenning meestal gebaseerd op individuele resultaten. Toch niet vreemd dat teamleden minder geneigd zijn om kennis te delen of elkaar te ondersteunen als dit hun eigen kansen op promotie of beloning vermindert.
• Langetermijndoelen vs kortetermijnresultaten: Teams moeten strategisch denken voor de lange termijn, terwijl van hen wordt verwacht dat ze direct meetbare resultaten leveren.

De impact van paradoxale opdrachten

Teams die geconfronteerd worden met paradoxale opdrachten ervaren vaak verwarring en onzekerheid. Dit leidt tot stress, verminderde motivatie en heeft veelal een negatief effect op de samenwerking. Op individueel niveau kunnen teamleden frustratie, ontevredenheid, en zelfs gezondheidsproblemen ervaren door aanhoudende stress. Op organisatieniveau kan je het terugzien in een daling in productiviteit, verhoogd personeelsverloop en een verslechterende bedrijfscultuur.

Hoe herken je paradoxale opdrachten?

Luister naar signalen van teamleden die spreken over onmogelijke verwachtingen of tegenstrijdige opdrachten. Analyseer de doelstellingen van je team zorgvuldig en let op tegenstrijdigheden. Vraag altijd om verduidelijking als doelen onduidelijk of tegenstrijdig zijn, en gebruik evaluatie-instrumenten om deze tegenstrijdigheden te identificeren.

Omgaan met paradoxale opdrachten

Omgaan met paradoxale opdrachten begint met het normaliseren ervan. Het helpt enorm als iedereen begrijpt dat dit heel normaal is. Door deze spanningen duidelijk te benoemen, kunnen we bewuste keuzes maken. Het is daarbij belangrijk om helder te hebben wie verantwoordelijk is voor welke keuze. Soms betekent dit kiezen tussen twee minder ideale opties, maar dit biedt wel duidelijkheid en focus. En juist die rust opent weer nieuwe kansen, omdat teams dan beter kunnen prioriteren en gerichter aan hun doelen kunnen werken.

Hoe dan?!

1. Normaliseer paradoxen: Bespreek met het team dat tegenstrijdige doelen normaal zijn en dat iedereen hiermee te maken heeft.
2. Bespreek de tegenstrijdige doelen: Breng samen met het team de tegenstrijdige doelen in kaart.
3. Stel prioriteiten: a) Help het team focussen op wat haalbaar is en accepteer dat niet aan alle doelen tegelijk kan worden voldaan. b) Wanneer er keuzes buiten het team gemaakt moeten worden, spreek af wie dit gesprek aangaat met de verantwoordelijke en hoe de terugkoppeling aan het team zal plaatsvinden.
4. Promoot flexibiliteit: Moedig creatief denken aan en zoek naar innovatieve manieren om met de tegenstrijdigheden om te gaan.
5. Bied ondersteuning: Zorg ervoor dat het team toegang heeft tot de nodige middelen en training om effectief te zijn.
6. Betrek de omgeving/het management: Informeer over de uitdagingen en help hen realistische verwachtingen te stellen.

Kortom
Paradoxale opdrachten zijn een normaal onderdeel van het werken in een complexe organisatie. Door ze te erkennen en er proactief mee om te gaan, kunnen teams deze uitdagingen overwinnen en zelfs gebruiken als kansen om te groeien en te verbeteren.

Ik zal een van de komende artikelen wijden aan: ‘Omgaan met onopgeloste besluiteloosheid: praktische stappen voor teams’, meld je nu aan en mis geen artikel meer!