De schaduwkant van discussies: Hoe maak je ze productief?

In de wereld van teams en samenwerking wordt er heel wat gediscussieerd met elkaar. Op het eerste gezicht lijken discussies krachtige instrumenten voor het bereiken van de beste oplossingen. Maar elk voordeel heeft zijn nadeel, en discussies vormen daarop geen uitzondering. Deze week duiken we dieper in wat een discussie inhoudt, het doel ervan, de nadelen, de mogelijke gevolgen, en bieden we tips om discussies constructiever te maken.

Wat is een ‘discussie’?

Een discussie is een vorm van communicatie waarbij deelnemers hun standpunten uitwisselen. Het heeft doorgaans meer structuur en is doelgerichter dan een informeel gesprek, en kan soms best competitief zijn.

Wat is het doel van een discussie?

Het primaire doel van een discussie is het belichten van verschillende perspectieven en door middel van argumentatie tot een weloverwogen besluit komen. Idealiter leidt een discussie tot een beter begrip van het onderwerp en uiteindelijk tot de beste oplossing. Maar discussies hebben ook een schaduwkant.

De schaduwkant van discussies

Deze schaduwkant komt vooral naar voren als deelnemers te gefocust zijn op het verdedigen van hun eigen standpunt en zijn niet zonder gevolgen:

• Wanneer deelnemers minder openstaan voor de argumenten van anderen, leidt dit vaak tot een gebrek aan wederzijds begrip. Teamleden voelen zich dan niet gehoord of gerespecteerd en kunnen het vertrouwen in elkaar verliezen. Dit gebeurt vooral wanneer teamleden continu worden onderbroken. Of wanneer hun ideeën worden afgewezen zonder goede reden. Je kunt je voorstellen dat dit zorgt voor de nodige frustratie en teleurstelling. De teamleden voelen zich minder veilig om hun mening te uiten. En dit gaat ten koste van een goede samenwerking, de resultaten en het werkplezier.
• Wanneer niet alle ideeën gehoord of serieus genomen worden, wordt het wel heel lastig om tot de best mogelijke resultaten te komen. Een grote kans dat het team eindigt met minder effectieve oplossingen. Dat is niet goed voor de kwaliteit en de algehele effectiviteit van het team.
• Als teamleden zich te sterk vastklampen aan hun eigen standpunten en niet bereid zijn naar anderen te luisteren, kan dat leiden tot een stilstand. Niemand beweegt dan nog, omdat er geen overeenstemming wordt bereikt over wat er moet gebeuren. Dit vertraagt het hele besluitvormingsproces, waardoor er vertragingen zijn en teamleden gefrustreerd raken. Het is toch zonde als het team belangrijke kansen mist omdat ze simpelweg niet snel genoeg besluiten kunnen nemen.
• Wanneer deelnemers zich te veel richt op het eigen standpunt, kan dit leiden tot polarisatie binnen het team. Het zorgt ervoor dat teamleden tegenover elkaar komen te staan in plaats van samen te werken.  Voel je de vijandige sfeer al? Dit verslechtert de teamdynamiek verder en maakt de algehele samenwerking moeilijker.

Tips om discussies positiever en constructiever te maken

Om de negatieve aspecten van discussies te beperken en een constructievere aanpak te bevorderen, kun je de volgende vragen stellen aan teamleden wanneer je merkt dat deze te veel gericht zijn op het verdedigen van hun eigen standpunt*:

• “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we alle perspectieven meenemen om de beste oplossing voor ons team te vinden?”
• “Wat missen we mogelijk als we niet luisteren naar alle invalshoeken?”
• “Hoe kunnen we elkaar beter begrijpen om samen verder te komen?”
• “Welke voordelen zien we in het integreren van verschillende standpunten in onze besluitvorming?”
• “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen zich gehoord voelt en bijdraagt aan de oplossing?”

*Ik schrijf hier in de ‘wij-vorm’, omdat veel agileteambegeleiders vanuit hun rol deel uitmaken van het team. Je kan hier natuurlijk ook ‘jullie’ voor gebruiken voor een grotere psychologische afstand.

Alternatieve methoden voor constructieve besluitvorming

Naast het verbeteren van de manier waarop discussies worden gevoerd, zijn er ook andere methoden die je team kan helpen om effectief samen te werken en tot besluiten te komen:

Consentbesluitvorming: Deze methode richt zich op het vermijden van overwegend bezwaar, wat teams helpt sneller en efficiënter besluiten te nemen.

Sociocratie: Een methode die gebruik maakt van kringstructuren en dubbele koppelingen om besluitvorming te decentraliseren, wat zorgt voor meer balans en inclusiviteit.

Deep Democracy: Een aanpak die zich richt op het belichten van alle stemmen, inclusief de minderheidsstem, om tot diepere en meer gedragen besluiten te komen.

Kortom

Discussies kunnen krachtig zijn, maar hebben ook hun schaduwkanten. Bewust zijn van die schaduwkanten en actief werken aan een constructieve benadering helpen het team effectiever samen te werken, betere resultaten en meer werkplezier te bereiken.