Bij het begeleiden van teams heb ik regelmatig extra aandacht voor een bepaald onderdeel van onze dagelijkse interacties die vaak over het hoofd wordt gezien, maar die een aanzienlijke impact heeft op de dynamiek binnen teams. Ik heb het over impliciet taalgebruik.
Met impliciete taal bedoel ik het gebruik van suggesties, metaforen en verborgen boodschappen. Dit subtiele, maar belangrijke onderdeel van communicatie heeft grote gevolgen voor de dynamiek binnen Agile teams, de resultaten en uiteindelijk het werkplezier van de teamleden.
Impliciet taalgebruik heeft zijn voordelen. Zo stelt het ons in staat om diplomatiek te zijn, gevoeligheden te vermijden en complexe ideeën op een genuanceerde manier over te brengen. Je hebt vast wel eens een teamlid gehoord dat in plaats van direct te zeggen: “We moeten deze methode veranderen”, iets zegt in de trant van: “Hebben jullie er aan gedacht om misschien een andere methode te proberen?” Deze subtiele verschuiving van direct naar indirect kan een veiligere omgeving creëren voor open discussie, creatief denken en innovatie.
Tegelijkertijd heeft het ook nadelen. Wanneer boodschappen niet expliciet worden uitgedrukt, kunnen ze verkeerd worden begrepen. Wat kan leiden tot misverstanden en verwarring binnen het team. Een teamlid dat bijvoorbeeld zegt: “Ik zou graag deze vergadering vroeger willen beëindigen, als dat mogelijk is”, kan door de ontvanger zowel als een beleefd verzoek of als een dringende eis worden opgevat, afhankelijk van de interpretatie. Je kunt je wel voorstellen dat dit soort misverstanden invloed heeft op de teamdynamiek en het algemene vertrouwen.
Juist binnen een Agile team, waar resultaatverantwoordelijkheid centraal staat, is expliciete taal belangrijk. Vooral wanneer er gesproken wordt over: doelstellingen, rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Laten we eens naar het verschil kijken. Stel dat een teamlid zegt: “Ik hoop dat we dit project op tijd kunnen afronden.” Dan kan dit op verschillende manieren worden begrepen. Sommige teamleden zullen misschien knikken en iets zeggen als: ‘Ja, ik hoop het ook’. Stel je nu voor dat het teamlid in plaats daarvan zou zeggen: “Ons doel is om dit project op de geplande datum af te ronden. Wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat we dat halen?”, dan is de boodschap niet alleen duidelijker, maar ook constructiever.
Als agile teambegeleider is het jouw taak het team te begeleiden naar een resultaatverantwoordelijk team, waarin de teamleden elkaars talenten weten in te zetten om een substantiële bijdrage te leveren aan de organisatiedoelen. Met het oog op het bevorderen van effectiviteit en het werkplezier, speelt een juiste balans tussen expliciete en impliciete taal een cruciale rol. Te veel expliciete taal kan als dwingend en autoritair worden ervaren, terwijl te veel impliciete taal juist leidt tot andere misverstanden en frustraties. Jij kunt, als teambegeleider, het team ondersteunen bij het vinden van een gezonde mix, die een effectieve samenwerking en positieve werksfeer bevordert.
Helaas bestaat er geen ‘one-size-fits-all’-benadering voor het gebruik van expliciete en impliciete taal. Het vinden van de juiste balans hangt af van verschillende factoren, zoals de teamcultuur, de persoonlijkheden van de teamleden, de omgeving en het product of de dienst. Als Agile teambegeleider is het belangrijk dat je bewust bent van de subtiele nuances in taalgebruik en ze op een effectieve manier bespreekbaar maakt binnen het team. Dit kan je op verschillende manieren begeleiden:
Creëer een veilige communicatieomgeving:
Moedig open discussies aan en waardeer zowel de directe als indirecte communicatie. Ondersteun de teamleden in zowel het uiten als het begrijpen van boodschappen.
Bevorder feedback en reflectie:
Maak impliciet taalgebruik een onderdeel van een retrospective. Laat teamleden hun gedachten en gevoelens delen over de communicatie binnen het team.
Moedig ‘Ik-boodschappen’ aan:
Door te zeggen “Ik voel me niet gehoord” in plaats van “Je luistert niet naar mij”, bevorder je een duidelijke expliciete communicatie zonder dat het aanvallend en direct overkomt.
Help het team met duidelijkheid over doelen en rollen binnen het team:
Dit vermindert onzekerheid en bevordert een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het team.
Zorg voor goed begrip van de effecten van impliciet taalgebruik bij de teamleden:
De teamleden hebben dan de kennis en het begrip om zelf eigenaarschap te kunnen pakken op het impliciet-/expliciet communiceren. Waarmee ze als team bewust kunnen werken aan effectief samenwerken en het vergroten van het werkplezier. Hoe je dit kan doen? Je kan gebruikmaken van de onderstaande werkvorm: “Bewustwording van Impliciete Communicatie”. Deze werkvorm is ontworpen om je team bewuster te maken van impliciet taalgebruik in hun communicatie en om manieren te identificeren om dit te verbeteren.